整理整頓を意識してみよう

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書類を保管する方法を学ぶ

本当に必要なのか

以前使った書類を、再び使う機会が訪れるかもしれないと思って残している人が見られます。
しかし、本当にこれから使用するでしょうか。
使わない書類を何年も残していると、ファイルがすぐいっぱいになります。
ファイルもどんどん増えていくので、整理するのが大変でしょう。
いつでも綺麗にして、見やすい状態にするためには書類を減らすことが大切です。

振り返って、もう使わないと思った書類は処分してください。
前回使用してから、1年以上使っていない書類は、これからも使わないので処分しても良いと判断できます。
仕事を続けていれば書類はすぐ増えるので、定期的に整理を行わなければいけません。
1年に1回ぐらいのペースで、確認すると良いですね。

名前を書いておこう

ファイルの表紙に何も書いていないと、どのような書類が入っているのかわからなくなります。
顧客の個人情報、新商品の情報など中身がわかるように名前をファイルに書きましょう。
すると、書類が必要になった時に探しやすくなります。
適当にその辺のファイルに書類を保管するのではなく、きちんと種類を分けることも整理整頓のコツです。

どこのジャンルに入れれば良いかわからない書類が出た時のために、その他用のファイルも用意しておきましょう。
頻繁に使う書類があるなら、付箋を貼るのもおすすめです。
するとすぐにその書類を確認できるので、探す時間を短縮できます。
長く書類を探しているとその分仕事が滞るので、すばやく見つけられる工夫をしてください。


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